آنچه در زير مي خوانيد، اصول اساسي نوشتن  طرح شغلي مي‌باشد.

1- طرحهاي شغلي مثل هم نيستند، چرا که کسب و کارها با هم فرق مي‌کنند و هر کسب و کاري، طرح شغلي مربوط و مختص خود را مي‌خواهد.

 معدن طلا نياز  به يک طرح بازاريابي ندارد، چرا که مي‌دانيم طلا به راحتي فروخته مي‌شود. اما در ديگر کسب و کارها نظير عطريات، بازاريابي، مهمترين و حياتيترين بخش طرح شغلي مي‌باشد.

 برخي از کسب و کارها و طرحهاي شغلي مربوط به آنها به سودهاي مطمئن، پايدار و بلندمدت تاکيد دارند. اما ديگر کسب و کارها، هرگز به دنبال کسب سود نيستند، در عوض بدنبال کسب موفقيتهاي بزرگ در آينده مي‌باشند.

2- طرحهاي شغلي مثل هم نيستند، چرا که توليدات کسب و کارها متفاوت از هم هستند.

 برخي از کسب وکارها محصولات و خدمات جديدي را مي‌فروشند، از قبيل نرم‌افزار و سايتهاي اينترنتي جديد. محصولات و خدمات جديد بايد توضيح  داده شوند، همچنين اندازه بازار نيز بايد توضيح داده شود.

ديگر کسب و کارها نظير خانه‌سازان قراردادي و معادن طلا، نياز به توضيح محصولات و خدمات خود در طرح شغلي ندارند.

3- طرحهاي شغلي مثل هم نيستند، چرا که طرحهاي شغلي بنا به دلايل مختلف نوشته مي‌شوند.

برخي از طرحهاي شغلي براي جذب و برقراري جلسات رو در رو با سرمايه‌گزاران نوشته مي‌شوند. هدف اين طرحها مشابه هدف رزومه نوشتن مي‌باشد که همان جذب علاقه و توجه کافي  براي يک مصاحبه مي‌باشد.

ديگر طرحهاي شغلي براي اهداف برنامه‌ريزي نوشته مي‌شوند. دراينجا فرآيند برنامه‌ريزي  مهمتر از خود برنامه مي‌باشد.

4- طرحهاي شغلي شبيه هم نيستند، چرا که اهميت هر يک فرق مي‌کند و متفاوت از ديگري است.

برخي مواقع، تمام آينده کسب و کارتان، بستگي به تامين مالي دارد که لازمة آن نوشتن يک طرح شغلي عالي مي‌باشد. و برخي مواقع طرح شغلي فقط يک نياز معمولي و فني است که در آن تنها به کيفيت پايين، طرح شغلي سريع و نامرتب نياز داريم و همان هم کفايت مي‌کند.

اگر طرح شغلي را براي مجموعه دوستان يا آشنايان مي‌نويسيد و يا بدنبال جذب مقدار کمي سرمايه هستيد، يک طرح شغلي که کيفيت با ساختار " جاي خالي را پرکنيد " يا "Fill in the blank " کفايت مي‌کند.

5- بايد نکات کليدي مربوط به فروش را در طرح شغلي بياوريد، که اين مهمترين بخش کسب و کارتان مي‌باشد.

اگر طرح شغلي را براي يک شرکت عطرسازي مي‌نويسيد که در آن بازاريابي از اهميت  ويژه‌اي برخوردار مي‌باشد، سرمايه‌گزاران بالقوه قبل از اينکه بخواهند چيزي در مورد نحوة توليد عطر بدانند، ابتدا مي‌خواهند دريابند که چطور شما عطريات خود را بفروش مي‌رسانيد.

اگر طرح شغلي براي معدن طلا مي‌نويسد، سرمايه‌گذاران بالقوه قبل از اينکه بخواهند چيزي  در مورد بازاريابي و ايمني کار بدانند، ابتدا مي‌خواهند دريابند که چه مقدار طلا شما استخراج مي‌کنيد.

6- شما مي‌توانيد نقاط ضعف خود را پشت پرده‌هاي طرح شغلي مخفي کنيد، البته تا زماني که مخفي کردن نقاط ضعف، با ساختار منطقي طرح شغليتان تناقض نداشته باشد.

به عنوان مثال اگر تيم مديريتي داريد که نسبتاً از لحاظ تجربه ضعيف هستند يا تجربيات نادرستي دارند، مي‌توانيد در مورد تيم مديريتي خود خيلي مختصر صحبت کنيد و اميدوار باشيد که خوانندگان قبل از اينکه به نقاط ضعف تيم مديريتي توجه کنند، بيشتر به محصول شما علاقه و رغبت نشان دهند. به همين طريق اگر در مورد مسائل  مالي ضعف داريد، اما در عوض محصول فوق‌العاده‌اي داريد، ابتدا به توضيح و تشريح محصول خود بپردازيد.

7- نمودار مربوط به سود و فروشهاي آينده، سرمايه‌گزاران مجرب را تحت تاثير قرار نمي‌دهد.

با بکارگيري صفحه‌هاي گسترده‌اي نظير excel و Accessو نرم‌افزارهاي طراحي شغلي، براحتي مي‌توان نمودار و جدول ترسيم نمود. مسئله اينجاست که هر کسي مي‌تواند اين کار را انجام دهد، اما اگر کار به همين راحتي باشد که با چند نمودار قابل حل باشد، هر کسي براحتي مي‌تواند براي كسب و كار خود تامين مالي کند.

فرضيات و دلايل به مراتب مهمتر مي‌باشند. بايد سرمايه‌گزاران را متقاعد کنيد که ميزان فروش در آينده افزايش خواهد يافت، يک نمودار يا جدول نمي‌تواند اين کار را انجام دهد.

8- خلاصة اجرايي يا Executive summary ، مهمترين بخش يک طرح شغل مي‌باشد.

خلاصه اجرايي طرح بايد خوانندگان را ترغيب کند که بقيه طرح شغلي را نيز بخوانند. خلاصه اجرايي بايد شرح مختصري از بحثها و دلايل شما باشد. توجه داشته باشيد ممکن است که برخي خوانندگان تنها به خواندن اين خلاصه اجرايي اکتفا کنند.

حتي خوانندگاني که تمام طرح شغلي شما را مي‌خوانند، ممکن است براي مرور مجدد، خلاصه اجرايي شما را بخوانند.

خلاصة اجرايي، کار نتيجه‌گيري و خلاصه نهايي طرح را  نيز مي‌کند و لذا نوشتن نتيجه در پايان طرح شغلي دوباره‌کاري به حساب مي‌آيد.

9- طرح شغلي خود را خيلي مفصل و جزئي ننويسيد. معمولاً 30-15 صفحه همراه با ضمايم، براي طرح شغلي کفايت مي‌کند. کسب و کار شما ممکن است زندگي شما باشد. ولي بطور قطع خوانندگان طرح شغلي به مراتب نسبت به خود شما، علاقه کمتري به کسب وکار شما نشان مي‌دهند. اين دقيقاً شبيه سخنراني است که علي‌رغم ميل شنوندگان سخنراني طولانيي را ارائه مي‌دهد.

اشاره به جزئياتي که اهميت چنداني ندارند، شما را از بيان نکات اساسي فروش منحرف مي‌کند. و بدتر از اين اشاره به جزئيات نا مهمي که يک سرمايه‌گذار رغبتي به شنيدن آنها ندارد، ممکن است کار را خراب کند و سرمايه‌گذار را طرد نمايد.

10- اگر طرح شغلي را براي سرمايه‌گذاران بي‌تجربه مي‌نويسيد، به تمام نقاط ضعف و ريسکهاي ممکن، اشاره کنيد. جداي از مسائل اخلاقي، سرمايه‌گذاران بي‌تجربه، احتمال بيشتري دارد که اگر ببينند کارها نادرست پيش مي‌رود، آنرا پيگيري نمايند. اگر از دوستان و آشنايان تامين مالي مي‌کنيد، بايد بخش خاصي را براي ريسک مربوط به کار درنظر بگيريد و در آن تمام مسائلي که ممکن است نادرست از آب در آيند را ليست نماييد.

اگر از سرمايه‌گذاران خطرپذير يا مجرب تامين مالي مي نماييد، مي‌توانيد بدون اشاره به ريسک موجود، فرض بگيريد که از آنجايي که آنها مجرب در کار خود هستند، از ريسک موجود در کار آگاهي دادند.

11- اگر با يک يا چند سرمايه‌گذار در ارتباط مي‌باشيد و آنها درگير کار هستند، قيمت سهام و قيمت شراکت را داخل در طرح شغلي نکنيد.

آنها با شما مذاکره خواهند نمود. وارد کردن اين مسائل تحت اين شرايط، مثل بيان ميزان حقوق در رزومه کاري که ارائه مي‌‌دهيد، مي باشد. اگر ميزان حقوق خود را کم بيان کنيد خود را دست پايين گرفته‌ايد. و اگر ميزان حقوق بالايي را بيان کنيد، ممکن است که اين فرصت کاري را ازدست بدهيد.

12- اگر با سرمايه‌گذاران زيادي درگير هستيد، حتماً به قيمت سهام و قيمت شراکت اشاره نماييد.

نمي‌توانيد براي مشارکت با هر يک از سرمايه‌گذاران وقت صرف نماييد. و اگر معاملات و مقادير مختلفي را به سرمايه‌گذاران پيشنهاد کنيد، با مشکل مواجه خواهيد شد.

13- بيانيه مربوط به مسائل مالي، چندان ضروري نيست.

اگر ترازنامه‌هاي نامناسبي داريد، حذف کنيد. اگر در کار خانه‌سازي هستيد و ميليونها دلار دارايي زمين داريد، ترازنامه شما عالي به نظر مي‌رسد و بايد درطرح شغل بيايد. اگر يک شرکت خدماتي هستيد و ميليونها دلار به عنوان سرقفلي داريد، ولي چيز جالبي در ترازنامه به نظر نمي‌رسد و لذا بهتر است ترازنامه را حذف کنيد.

اگر همه چيز مطابق برنامه پيش مي‌رود، بايد سودآوري بالقوه کار را اثبات کنيد. بهترين راه را براي اين کار انتخاب کنيد. اغلب يک بيانيه مربوط به درآمد برنامه‌ريزي شده کفايت مي‌کند. اگر تفاوت بابت سود يا margins زياد است، (بيش از %50)، وجود اين بيانيه در طرح شغلي نيز لازم نيست چرا که موفقيت کلي شما به فروش بستگي دارد و نه به هزينه کالاهايي که فروخته مي‌شود. در اين حالت تجزيه و تحليل سه بعدي و بودجه‌ريزي ممکن است کفايت کند.

14-      از تبليغات اغراق‌آميز  پرهيز کنيد.

شما درصدد نوشتن يک بيانيه براي رونامه‌نگاران نيستيد. طرح شغلي مملو از تبليغات اغراق‌آميز، وقت خوانندگان را تلف مي‌کند، بايد قادر باشيد که علاقه و شوق خود را در قالب يک بيانيه کاملاً واقعي بيان کنيد.

15-      از ترکيب و ريخت کار حرف نزنيد، بلکه از مزايا و منافع کار سخن بگوييد.

اينترنت تعريف فني کسل‌ کننده‌اي دارد. اينترنت شامل انتقال داده‌ها با سرعت 56 کيلوبايت از طريق خط تلفن مي‌باشد و... . ولي منفعت واقعي اينترنت مبادله اطلاعات مي‌باشد.

مشابه همين، اکثر مردم هيچ اهميت نمي‌دهند که اتومبيل آنها چگونه کار مي‌کند، چيزي که براي آنها مهم است، حمل و نقل آسوده و بااطمينان مي‌باشد. طرحهاي شغلي بسيار زيادي را مي‌بينيم که بيشتر به شکل  و ريخت کار مي‌پردازند و کمتر به منافع و مزيتهاي آن کسب و کار توجه دارند.

16-      از نقل‌ قولها و منابع براي حمايت از دلايل و بحثهاي خود استفاده کنيد.

نبايد پرصدا و خشن مطالب خود را بيان کنيد. (مثلاً بگوييد: آنچه مي‌گوييم درست است، چون دکتر فلاني مي‌گويد که درست است.)  بلکه بايد به نرمي بيان کنيد و اظهار داريد که مثلاً  دکتر فلاني نيز در تحقيقات خود رشد %20 در اين صنعت را نيز نشان داده است.

از تحقيقاتي که ديگران انجام داده‌اند استفاده کنيد.( تحقيقات دسته‌دوم). اشاره صرف به تحقيقات خود به عنوان تحقيقات اوليه، تنها براي کسب و کارهاي بزرگ از لحاظ هزينه، مفيد فايده مي‌باشد.

17-      طرح شغلي نبايد خشک و انعطاف‌ناپذير باشد.

مجبور به انجام گام به گام و مرحله به مرحله طرح شغلي خود نيستند. در جنگهاي نظامي حتي طرف برنده به ندرت پيرو نامة طراحي‌شده خود مي‌باشد. برنامه‌ها و طراحها تغييرات زيادي مي‌کنند، اما بدون شک هر ارتشي يک طرح و برنامه دارد.

طرحهاي شغلي بلند مدت 5 ساله و با جزئيات کامل، از رده خارج شده‌اند. در واقع در اين محيط پيچيده و تغييرپذير كه در ان قرار داريم، نوشتن يک طرح با جزئيات کامل غيرممکن مي‌باشد.

18-      بطور قانوني فعاليتهاي آينده کاري خود را محدود نکنيد.

نمي‌توانيد به سرمايه‌گذاران بگوييد که خانه‌سازي خواهيد کرد و پول آنها را صرف سفته بازي کالا مي‌کنيد. ولي مي‌توانيد عوض اين کار در نواحي و مناطق مختلف خانه بسازيد تا جايي که از لحاظ قانوني محدود نمي‌شويد و تغيير شرايط به ضرر شما تمام نمي شود.

خود را به موارد جزئي طرح متعهد نکنيد، بويژه براي سرمايه‌گذاران بي‌تجربه‌اي که ممکن است بعداً به خاطر کلمه به کلمة حرفتان قانون را وارد ماجرا کنند." من به شما 200000 دلار مي‌دهم که در "تاني تاون" خانه‌سازي کنيد و بعد شما در شمال تاني‌تاون خانه‌سازي کنيد. "طرح شغلي شما گفت که شما 50 دلار به ما مي‌دهيد ولي الان داريد 40 دلار مي‌دهيد. من سرمايه خود را مي‌خواهم  بيرون  بکشم."

هر چه طرح شغليتان ريزتر و جزئيتر و طولانيتر باشد، مشکلات بيشتري را به خاطر ايجاد محدوديتهاي قانوني  براي خود ايجاد خواهيد کرد.

19-      افرادي که طرح شغلي مي‌نويسند و براي كسب و كار خود طرح شغلي دارند، به مراتب موفقتر عمل خوانم نمود.

انبوهي از شواهد وجود دارد که نشان مي‌دهد آنهايي که طرح شغلي مي‌نويسند به مراتب موفقتر عمل مي‌کنند. معمولاً طرحها بدرستي دنبال نمي‌شوند، ولي مي‌دانيم آنها که طرح شغلي دارند، بهتر از عهده کار برمي‌آيند.

20-      يک طراح شغل حرفه‌اي را استخدام کنيد.

اگر خود يا يکي از کارکنانتان مجبور است براي نوشتن طرح شغلي از فعاليتهاي سودآور ديگر خود دست بکشد، در اين صورت بهتر است طراح شغلي را استخدام کنيد که به واقع باعث ذخيره پولتان مي‌شود.

Source:

How to write business plan, Steve Baba, PhD, www.AdvanceBusinessPlans.com